Robin Wood and Co, agence événementielle, spécialiste des lieux et scénographies atypiques. Vous vous positionnez sur un créneau complètement différent de ce que peut proposer la concurrence. Pouvez-vous nous expliquer votre concept ?

Il est vrai qu’à l’agence, ce pilier "lieux et scénographies atypiques" guide notre créativité. Pour faire simple, nous pensons qu’un client, lorsqu’il fait appel à une agence événementielle, veut se voir proposer un angle de vision différent en vue de marquer fortement les esprits, d’avoir une mise en scène avec des temps forts porteurs de messages, et de trouver des idées venues d’ailleurs.

En interne, notre credo consiste à considérer chaque projet événementiel comme quelque chose d’unique, d'introuvable sur Google…  Et c’est ainsi que nous répondons aux attentes de nos clients par rapport à leur besoin de faire appel à une agence événementielle. À titre d’exemple, je citerais la mise en place d’un événement dans une usine, sur un parking, dans une grotte, sur un vieux deux-mâts en Méditerranée… ou au beau milieu des Alpilles ! Ou encore un team building à l’Insep (Institut national du sport, de l’expertise et de la performance) avec une remise des prix orchestrée par Teddy Riner… C’est tout à fait jouable !

L’essentiel est de créer des événements sur lesquels l’entreprise peut compter pour vivre des moments différents et émotionnellement marquants, et d’obtenir des retours positifs.

Comment l’événementiel peut-il contribuer au développement d’une entreprise ?

Il faut comprendre que l’événementiel est un outil de communication qui permet la vraie rencontre, l’échange, le partage. C’est un espace-temps dans lequel l’auditoire physiquement présent doit être impacté à travers ses cinq sens, mais surtout à travers le sixième, celui que nous possédons tous et qui est également le plus durable : l’émotion. Dans nos vies, le partage d’émotions est un véritable ciment qui forge nos relations, qu’elles soient familiales, amicales ou amoureuses… Dans le monde de l’entreprise, c’est exactement la même chose : le fait de partager des émotions avec vos collaborateurs, vos clients ou vos partenaires économiques vous permettra de tisser et de renforcer les liens, de fluidifier le dialogue et de nourrir l’attachement nécessaire à une longue collaboration, indispensable au développement de l’entreprise.

Concrètement, il faut penser "événementiel" pour permettre à votre entreprise de communiquer, de rayonner et de profiter de ses bienfaits et de son retour sur investissement. Aujourd’hui, gérer une « bonne »entreprise, c’est très bien, mais il s’agit surtout de travailler sur son développement et son avenir à long terme. Sachant que ces éléments sont intimement liés à la communication d’entreprise, il faut faire en sorte que celle-ci soit à la fois stratégique et maîtrisée, et nous pouvons vous accompagner dans ce sens.

Quelles sont les étapes de l’organisation d’un événement par Robin Wood and Co ?

Nous avons un process bien huilé pour répondre à chaque projet. Schématiquement, ce process est le suivant.

• Nous commençons par un diagnostic du projet. En clair, cela signifie que nous discutons avec le client de l’objet de l’événement, du public auquel on s’adresse, des objectifs, du timing, des souhaits, afin d’évaluer la cohérence de ce cahier des charges.

• Ensuite, nous imaginons un concept événementiel pour répondre au cahier des charges, la scénographie, les moyens humains et techniques, le casting envisagé, le lieu de l’événement, et le budget bien sûr ! À chaque instant, nous recherchons une solution dite "événementielle" pour surprendre, toucher et enchanter les invités à cet événement, et atteindre l’objectif prévu. Tous ces éléments sont alors mis en forme - un croquis visuel, un déroulé, un devis - pour une présentation devant le client.

• La présentation est alors réalisée chez le client, voire éventuellement en ligne lorsqu’il y a plusieurs décideurs liés à l’événement. Cette présentation s’inscrit comme la plus "énergique", car, très souvent, le contenu du projet surprend, voire désoriente, et il faut passer du temps pour expliquer le pourquoi de chaque temps fort, de chaque ligne budgétaire… C’est normal ! À l’issue de cette présentation, comme vous pouvez vous en douter, il faut apporter quelques retouches au projet pour finaliser la solution événementielle du client. Le projet est configuré à plusieurs reprises, jusqu’à atteindre la bonne réponse événementielle pour le client. Néanmoins, à chaque instant, nous restons vigilants et évitons de partir dans un projet "fragile" dans tous les sens du terme. Notre métier, c’est de rendre un événement opérationnel, enchanteur et rentable !

• Une fois le projet élaboré et validé, un chef de projet dédié prend alors en charge le suivi logistique pour la fabrication en amont, les invitations, le plan d’implantation, les plans de prévention, les réunions de préparation avec les intervenants, la fabrication de matériel, etc.

• Nous arrivons le jour J (et en général, quelques jours avant pour le montage), et c’est alors le régisseur général, sélectionné par notre agence, qui prend les rênes de l’événement. C’est un expert du terrain qui gère tous les intervenants pour mettre en fonction les moyens prévus en temps et en heure. Il gère aussi simultanément les petites "désynchronisations" et la conformité des installations selon le projet final validé par le client. Le grand moment arrivé, l’événement est lancé. Le régisseur orchestre les différents temps forts de l’événement et il est l’interlocuteur privilégié du client.

• Quelques jours après l’événement, un débriefing à chaud est organisé, permettant de recueillir une première réaction émotionnelle. Néanmoins, l’enseignement le plus parlant se fait quelques mois plus tard, pour un vrai bilan qui pourra être établi avec le client et les conclusions quant au retour sur investissement.

Le « sur-mesure » est donc votre signature ?

Permettez-moi d’apporter une petite correction par rapport au terme "sur-mesure", parce qu’il a une connotation de luxe et de prix élevé pas toujours bien reçue par nos clients… Nous lui préférons la "juste mesure", parce que nous nous identifions parfaitement avec cette expression. Pour chaque projet, nous veillons à ce que les composants de l’événement (lieu, scénographie, traiteur…) soient en adéquation avec l’image du client, avec le rendu final attendu et, surtout, avec le public présent. Disons que notre signature est plutôt d’être à la "juste mesure" pour adapter (ou trouver) un ensemble de prestations en relation avec les besoins de l’événement, sans nécessairement passer par la création en partant de zéro et le sur-mesure. Nous veillons ainsi à toujours optimiser le budget événementiel du client par des choix judicieux.

Vous parlez d’un accompagnement qui garantit la réussite des événements de vos clients. Pouvez-vous développer ?

Notre expérience nous a enseigné que, pour réussir un événement, la préparation en amont est la clé du succès, à l’image du sport de haut niveau : on se prépare pour le grand rendez-vous. Pour un événement, cela signifie qu’il y a une importante partie en matière de préparation logistique - commandes, autorisations, transports -, d’orchestration des intervenants, de casting, de suivi de fabrication et, bien sûr, de contact permanent avec le client. Il s’agit de l’informer de l’avancement, de valider les BAT, de répondre à ses questions, de trouver des solutions, notamment quand des "nouveautés" de dernière minute surgissent : plus d’invités, un orateur supplémentaire, l’ajout d’un reportage vidéo…

En clair, lorsque nous prenons un projet événementiel en main, nous savons qu’il faut mettre en place un binôme client/agence pour offrir du conseil, pour trouver des solutions et pour rassurer jusqu’au débriefing post-événement.

Quelles sont les valeurs qui animent votre entreprise ?

Je connais bien ces valeurs, car elles sont présentes dans chaque bureau de l’agence. Pour moi, ce sont plus que des valeurs ; elles nous orientent au quotidien pour faire les bons choix et produire les résultats escomptés.

L’enchantement : le meilleur est celui qui est inédit et vécu collectivement ; il est alors vecteur d'adhésion, de motivation et de cohésion.

L’efficacité : mettre à profit, pour chaque client, les ressources collectives de l’agence en vue de créer un événement efficace et optimisé en termes de résultats.

La bienveillance : une relation de confiance entre nos clients et l’agence permet de communiquer librement sur chaque composant de l’événement, afin d’opter consensuellement pour la bonne décision.

La liberté : elle libère l'énergie, la créativité et la réflexion à 360°, et elle permet de conceptualiser un événement pour chaque client.

L’empathie : comprendre les enjeux, se les approprier et se mettre à la place de chaque client, pour lui apporter une réponse adéquate en termes de communication événementielle.

Pouvez-vous parler de vos engagements envers vos clients ?

Nos engagements envers nos clients sont très clairs :

• exaucer les souhaits de nos clients ; enchanter et combler nos clients est notre devise ;

• expertiser le projet d’événement par l’écoute, et par la compréhension du client et de son besoin de communiquer ;

• extraire des idées, petites, grandes, discrètes, exubérantes ou inédites pour des scénographies novatrices ;

• maximiser l’expérience de l’équipe, une vraie garantie pour le client ;

• produire un travail d’excellence avec de l’enthousiasme, combiné à de l’énergie positive et une bonne dose d’ingéniosité ;

• rester exemplaire en matière de gestion budgétaire et veiller à être rentable dans chaque opération.

Voilà, en six points nos engagements, que nous respectons au quotidien pour offrir à nos clients des événements de qualité et le meilleur de nous-mêmes.